Klokkenluidersregeling

Algemeen
Ingevolge artikel 32 van de Verordening Accountantsorganisaties (VAO) dient OOvB adviseurs en accountants te beschikken over een klokkenluidersregeling. Artikel 32 VAO luidt als volgt:

Artikel 32 VAO
1. De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. De regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden behandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.
2. De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regelgeving desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.

Deze klokkenluidersregeling is van kracht naast:

    De interne klachtenregeling als vermeld in het handboek.
    Verschillen van inzicht binnen (controle)teams. Hiervoor geldt de consultatieprocedure zoals opgenomen in het handboek.

Indien sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van OOvB adviseurs en accountants Accountants en belastingadviseurs dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling.
Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

Artikel 1: Definities
In deze klokkenluidersregeling worden de volgende definities gehanteerd:
OOVB: OOvB adviseurs en accountants Accountants.
Melder: Degene die, al dan niet in dienst van OOVB, een melding doet als bedoeld in de klokkenluidersregeling.
Vertrouwenspersoon: De compliance officer.
Vermoeden van een misstand: Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot OOVB en/of haar medewerkers, in verband met:
a. een strafbaar feit of handelingen die leiden tot een strafbaar feit;
b. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
c. een (dreiging van) bewust onjuist informeren;
d. een (dreigende) schending van binnen OOVB geldende (gedrags-)regels;
e. een (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
f. alle verdere situaties, die naar mening van de melder, voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Artikel 2: Procedure
1. Indien er sprake is van een Vermoeden van een misstand, heeft de Melder de mogelijkheid deze te melden aan de Vertrouwenspersoon.
2. De Melding aan de Vertrouwenspersoon vindt uitsluitend plaats via brief of e-mail aan de Vertrouwenspersoon (OOvB adviseurs en accountants t.a.v. de vertrouwenspersoon resp. vertrouwenspersoon@OOVB.nl).
Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via deze adressen.
3. De melding bevat ten minste een dagtekening en een duidelijke omschrijving van de misstand. Tevens bevat de melding de naam en het adres van de Melder.
4. De Vertrouwenspersoon bevestigt binnen een week, schriftelijk, aan de Melder dat de melding in goede orde is ontvangen.
5. De Vertrouwenspersoon waarborgt te allen tijde de anonimiteit van de Melder, tenzij de Melder schriftelijk de Vertrouwenspersoon van deze verplichting ontheft.
6. De Vertrouwenspersoon stelt de directie van de melding op de hoogte. Deze zal een onderzoek (laten) starten en eventueel andere noodzakelijke maatregelen (laten) nemen.
7. De Vertrouwenspersoon informeert de Melder uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van de melding over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die genomen zijn. Indien deze termijn door omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de Vertrouwenspersoon de Melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de Melder geïnformeerd wordt over de afhandeling van zijn melding.

Artikel 3: Rechtsbescherming
De Vertrouwenspersoon waarborgt de anonimiteit van de Melder en zorgt dat, indien niet anoniem is gemeld, de naam van de persoon niet verder bekend wordt gemaakt, tenzij dat om wettelijke redenen vereist is. In dat geval treedt de Vertrouwenspersoon vooraf in overleg met de Melder en zorgt voor de bescherming van diens rechtspositie.

De directie van OOVB garandeert dat de Melder die te goeder trouw en volgens onderhavige regeling een Vermoeden van misstand meldt, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld.

In geval van het te kwader trouw indienen van een klacht zal de directie van OOVB zich beraden op de voortzetting van de arbeidsrelatie, dan wel andere maatregelen treffen jegens de betreffende medewerker.

Artikel 4: Werking en publicatie

Deze regeling treedt in werking per 1 september 2009.

Deze regeling zal worden gepubliceerd op de website van OOVB.

De Vertrouwenspersoon houdt een registratie bij van de meldingen en zorgt voor een deugdelijke dossiervorming en archivering van de meldingen.

Klachten
Mocht een opdrachtgever en/of andere betrokkenen aanmerkingen hebben op het handelen van een medewerker of op de dienstverlening van OOvB dan kan / kunnen deze zich wenden tot de Vertrouwenspersoon van OOvB, de heer G.M.H.W. (Gertie) van Griensven AA.
Derden kunnen klachten die betrekking hebben op de hiervoor genoemde kwesties indienen via het emailadres vertrouwenspersoon@OOVB.nl of schriftelijk adresseren aan:

OOvB adviseurs en accountants
T.a.v. de vertrouwenspersoon
Gildekamp 12
5431 SP CUIJK

De directie van OOvB adviseurs en accountants