Het opnemen van vakantiedagen kan tot problemen leiden. Bijvoorbeeld als werknemers allemaal tegelijk vakantie willen opnemen. Wat zijn de regels hiervoor?
Vaststelling van de vakantie
Hoofdregel is dat een werkgever de vakantie van de werknemer moet vaststellen conform de wensen van de werknemer.
De werknemer bepaalt in eerste instantie dus of, wanneer en hoelang hij vakantie opneemt.
Weigeren van de vakantieaanvraag
Een werkgever mag een vakantieaanvraag weigeren, maar alleen in situaties waarin het inwilligen van het vakantieverzoek tot ernstige verstoring van de bedrijfsvoering leidt die niet op een andere manier kan worden opgevangen. De werkgever moet weigeren binnen twee weken nadat het verzoek is ingediend. Na het verstrijken van deze termijn, is de vakantie overeenkomstig de wensen van de werknemer vastgesteld.
Andere afspraken over vaststelling van de vakantie
De werkgever mag van de werknemers vragen om vakantiewensen voor een bepaalde termijn kenbaar te maken. De wet biedt daarnaast de mogelijkheid om verplichte vakantiedagen vast te stellen. Ook is het mogelijk om af te spreken dat:
- Vakantie in een bepaalde drukke periode niet mogelijk is;
- Het niet mogelijk is tegelijkertijd met een directe collega op vakantie gaan; of
- Er tijdens de schoolvakanties een voorrangsregeling geldt voor werknemers met schoolgaande kinderen.
Het is raadzaam om regels over het opnemen van vakantiedagen vast te leggen in een vakantiereglement. Let op! Hiervoor is instemming van de ondernemingsraad nodig.
Vervallen en verjaren van vakantiedagen
Voor wettelijke vakantiedagen die vanaf 1 januari 2012 zijn toegekend geldt een vervaltermijn van een half jaar. De vakantiedagen die voor het verstrijken van deze vervaltermijn niet worden opgenomen, vervallen. Concreet houdt de vervaltermijn van een half jaar in dat de vakantiedagen die in een kalenderjaar worden toegekend, in het volgende jaar voor 1 juli opgenomen moeten zijn. Werkgever en werknemer mogen in onderling overleg de vervaltermijn verlengen, maar niet verkorten.
Verjaringstermijn bovenwettelijke vakantiedagen
Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een verjaringstermijn van 5 jaar. Ook hiervoor mogen werkgever en werknemer afwijkende afspraken maken; zij mogen voor de bovenwettelijke dagen de verjaringstermijn verlengen, maar ook verkorten. Bovenwettelijke dagen mogen bovendien ook worden afgekocht (wettelijke dagen mogen alleen aan het einde van het dienstverband worden uitbetaald).
‘Niet in staat’ geweest vakantiedagen op te nemen
Voor werknemers die ‘niet in staat’ zijn geweest hun wettelijke vakantiedagen op te nemen, wordt de vervaltermijn van een half jaar omgezet in een verjaringstermijn van vijf jaar. Er is niet zomaar sprake van ‘niet in staat’. Ziekte kan bijvoorbeeld niet zomaar als reden worden opgevoerd. Sterker nog, een zieke werknemer moet juist (door de werkgever) worden gestimuleerd om ook vakantie op te nemen. Een zieke werknemer die met vakantie gaat, maakt – net als andere werknemers – gewoon zijn vakantiedagen op.
Vakantiedagen verjaren niet als de werkgever de werknemer onvoldoende informeert
De werkgever moet ervoor zorgen dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om vakantiedagen op te nemen en moet hem tijdig informeren als hij de niet-opgenomen vakantiedagen dreigt te verliezen. Als de werkgever niet aan deze zorg- en informatieverplichting heeft voldaan, kunnen de niet-genoten wettelijke vakantiedagen niet vervallen of verjaren.
Informeer je je werknemer niet over wanneer bepaalde vakantiedagen vervallen, dan blijven deze áltijd open staan en ontstaat er een stuwmeer aan vakantiedagen. De zorg- en informatieverplichting geldt voor de vervaltermijn van 6 maanden en voor de verjaringstermijn van 5 jaar.
Actief handelen is dus vereist:
- Zorg voor een goede administratie (welke dagen zijn wanneer opgebouwd, op welk moment vervallen ze, etc.).
- Informeer je werknemers actief over hun opgebouwde vakantiedagen en breng ze tijdig op de hoogte wanneer bepaalde dagen dreigen te vervallen of te verjaren.
- Geef ook aan wat de consequenties zijn als de werknemer zijn vakantiedagen niet op tijd opneemt.
- Stel je werknemers ook daadwerkelijk in de gelegenheid om de vakantiedagen op te nemen.
Meer over de vervaltermijn en verjaringstermijn
Er zit verschil tussen de vervaltermijn en de verjaringstermijn.
In de wet staat voor wettelijke vakantiedagen een vervaltermijn van 6 maanden (art. 7:640a BW). Een vervaltermijn kan nooit worden gestuit, een verjaringstermijn wel. Dit betekent dat deze vervaltermijn niet wordt opgerekt door een bezwaar van de werknemer. Voor deze vervaltermijn gold al de zorg- en informatieverplichting. Deze staat in de wet en is al vaker in rechtspraak aan de orde gekomen.
De verjaringstermijn uit artikel 7:642 BW van 5 jaar geldt bijvoorbeeld voor bovenwettelijke vakantiedagen, maar ook voor het geval dat de werknemer de wettelijke vakantiedagen redelijkerwijs niet heeft kunnen opnemen voor het verstrijken van de vervaltermijn van artikel 7:640a BW.
Meer weten?
Heb je na het lezen van deze blog vragen of wil je graag meer informatie over dit onderwerp? Neem dan gerust contact op met onze Salarisdesk. Onze specialisten staan voor je klaar en helpen je graag verder.
Vindplaats: Brightmine
Terug 
