Hoe lang moet je gegevens bewaren?
Als werkgever krijg je te maken met verschillende administratieve verplichtingen. Eén daarvan is het bewaren van de salarisadministratie.
Maar hoe lang moet je loonstroken, personeelsgegevens, loonbelastingverklaringen en andere salarisdocumenten eigenlijk bewaren?
Het is belangrijk om de wettelijke bewaartermijnen goed in acht te nemen. Zo voorkom je problemen bij een controle van de Belastingdienst en zorg je ervoor dat je administratie op orde is.
In deze blog zetten we de belangrijkste bewaartermijnen op een rij.
De algemene bewaartermijn: 7 jaar
De salarisadministratie valt onder de fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat je als werkgever de basisgegevens van de salarisadministratie minimaal 7 jaar moet bewaren.
Denk hierbij aan:
- basisgegevens;
- salarisadministratie;
- persoonlijke gegevens ex-medewerker;
- datum indiensttreding;
- arbeidsovereenkomsten;
- loonstroken en jaaropgaven;
- aangiften loonheffingen.
De bewaartermijn begint na beëindiging van het dienstverband. Zolang de medewerker in dienst is, zijn de gegevens nog actueel voor de bedrijfsvoering en blijven ze onderdeel van de administratie. Ook na het beëindigen van je onderneming blijft de wettelijke bewaarplicht gelden. Je moet deze gegevens dan dus nog steeds gedurende de wettelijke termijn bewaren.
Afwijkende bewaartermijnen voor bepaalde personeelsgegevens
Niet voor alle documenten binnen de salarisadministratie geldt dezelfde bewaartermijn. Voor bepaalde gegevens van werknemers geldt een bewaartermijn van minimaal 5 kalenderjaren na het einde van het dienstverband.
Dit geldt onder andere voor:
- de loonbelastingverklaring of het formulier met gegevens voor de loonheffingen;
- een kopie van het identiteitsbewijs.
Ook oudere versies van loonbelastingverklaringen moet je bewaren wanneer deze zijn vervangen door nieuwe formulieren. Dat geldt ook voor kopieën van identiteitsbewijzen die later zijn vervangen.
Let hierbij ook op de privacywetgeving, zoals de AVG. De privacy van je medewerkers is erg belangrijk. Je mag persoonsgegevens namelijk niet langer bewaren dan noodzakelijk.
Mag je de Salarisadministratie digitaal bewaren?
Ja, de salarisadministratie mag digitaal worden bewaard. Steeds meer werkgevers maken gebruik van online salarissoftware of een digitaal personeelsdossier.
Wel is het belangrijk dat de gegevens gedurende de volledige bewaartermijn toegankelijk, leesbaar en controleerbaar blijven.
Praktische tips voor een goede administratie
Om te voorkomen dat je documenten te vroeg verwijdert of juist onnodig lang bewaart, is het verstandig om een duidelijk bewaarbeleid op te stellen.
Een aantal praktische tips:
-
Maak onderscheid tussen documenten Niet ieder document heeft dezelfde bewaartermijn.
-
Houd de bewaartermijnen bij Leg vast wanneer documenten verwijderd mogen worden.
-
Controleer dossiers bij uitdiensttreding Bekijk welke gegevens nog bewaard moeten blijven.
-
Beveilig persoonsgegevens Zorg ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot salaris- en personeelsgegevens.
-
Controleer je digitale opslag Zorg ervoor dat gegevens ook na verloop van tijd nog toegankelijk blijven.
Conclusie
Een correcte salarisadministratie stopt niet bij het verwerken van salarissen. Ook het bewaren en beheren van salarisgegevens is een belangrijk onderdeel van de administratieve verplichtingen van een werkgever.
Door rekening te houden met de verschillende bewaartermijnen en de AVG voorkom je onnodige risico's en houd je je salarisadministratie overzichtelijk en op orde.
Twijfel je over welke documenten je moet bewaren en hoe lang? Dan is het verstandig om dit tijdig te controleren of advies in te winnen bij je salarisadministrateur.
Bronnen:
Belastingdienst, Handboek Loonheffingen 2026, Bewaartermijnen.
Autoriteit Persoonsgegevens, Personeelsdossier en informatie over de bewaartermijnen van persoonsgegevens.
Terug
